Datenschutz für Mitarbeiter

Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis

Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Die Informationen können je nach Jobposition variieren.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher ist:

Bahnprojekt Stuttgart–Ulm e.V.
Bernhard Bauer (Vereinsvorsitzender)
Am Schlossgarten 26/1, 70173 Stuttgart
Tel (0711) 184 217 – 0
E-Mail: hallo@its-projekt.de

2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Bahnprojekt Stuttgart–Ulm e.V.
Datenschutzbeauftragter
Am Schlossgarten 26/1, 70173 Stuttgart
E-Mail: datenschutz@its-projekt.de

3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Daten für allgemeine Personalangelegenheiten:
Name, Anschrift, Geburtstag und Ort, Staatszugehörigkeit, Religionszugehörigkeit, Krankenversicherung, Familienstand, Gehalt, Führerscheinkontrolle, Reisedaten (Reisebuchungen und Abrechnungen), dienstliche Kontaktdaten, Funktion und Stellung im Unternehmen

Daten zu Ihren Arbeitszeiten:
Arbeitszeitnachweise, Abwesenheiten, Fehltage, Urlaubstage

Daten zu Ihrer Gesundheit
Schwerbehinderteneigenschaft, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Angaben aus dem BEM-Verfahren, Eignungsuntersuchungen (geeignet, nicht geeignet, bedingt/eingeschränkt geeignet)

Daten zu Ihrer Qualifikation:
Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Fortbildungen, Nachweis über Schulungsteilnahme, Leistungsbeurteilungen

Daten bei Nutzung von Systemen der Internet- und Kommunikationstechnik:
Passwörter (verschlüsselt), Logins, Protokolldaten, Abrechnungs- und Verbindungsdaten bei Nutzung eines Firmenhandys
Sonstige Daten, Fotos, Videoaufnahmen, Zutrittsdaten

Hier handelt es sich um Daten, die während Ihrer Tätigkeit in unserem Unternehmen regelmäßig anfallen können. Die betroffenen Daten können je nach Ihrer persönlichen Situation und Ihren Arbeitsbereich variieren.

4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, bei Einstellung und während Ihrer Tätigkeit erhalten.

5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

5.1. Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art 88 DSGVO)
Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen verarbeitet werden, wenn es für die Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

  • Organisation der Geschäftsabläufe, Personalplanung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Arbeitszeiterfassung
  • Weiterbildung und Förderung
  • Arbeitssicherheit und Wahrung der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers
  • Regelbeurteilungen zur Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung
  • Abwicklung des Arbeitsverhältnisses
  • Aufdeckten von Straftaten im Arbeitsverhältnis bei konkretem Verdacht (§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG i.V.m. Art 88 DSGVO)

5.2. Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO, § 26 Abs. 2 BDSG)
Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

  • Bildmaterial (Fotos und Video) für das Intranet, die Unternehmenszeitung und Werbematerial
  • Private Internet- und E-Mailnutzung
  • Durchführung eines BEM-Verfahrens

5.3. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art.6 Abs.1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art.6 Abs.1 e DS-GVO)
Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.

  • Zur Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach AO und HGB
  • Zur Wahrung von Meldepflichten des Arbeitgebers (z.B. § 2, 3 NachwG)

5.4. Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten:

  • Konzernweites Verzeichnis von Kontaktdaten
  • Im Rahmen der Zutrittskontrolle zu Wahrung des Hausrechts und der Gebäudesicherheit
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit
  • Durchführung von betriebsärztlichen Eignungsuntersuchungen
  • Datenabgleich mit EU-Anti-Terrorlisten nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002 zum Zwecke der Terrorismusbekämpfung und/ oder im Rahmen der AEO-Zertifizierung (Authorised Economic Operator). Als Unternehmen sind wir aufgrund EU-Recht verpflichtet, an der Terrorismusbekämpfung mitzuwirken. Personen und Organisationen, die auf den Terrorlisten geführt sind, dürfen keine Gelder zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellungsverbot). Für das AEO- Zertifikat als „zugelassener Wirtschaftsbeteiligter“ sind wir ebenfalls zum Abgleich verpflichtet.

6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung und der jeweils für den Verarbeitungszweck zuständigen Abteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

Interne Stellen:

  • Personalabteilung
  • Finanzbuchhaltung
  • Fachbereichsleitung
  • IT

Externe Dienstleister:

  • IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)
  • Dienstleister für Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
  • Beratungsunternehmen
  • Telekommunikationsdienstleister

Öffentliche Stellen und Behörden:

  • Finanzbehörden
  • Sozialversicherungsträger
  • Krankenkassen
  • Handwerkskammer
  • Bundesagentur für Arbeit
  • Integrationsamt
  • Ermittlungsbehörden

7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich speichern Ihre Daten grundsätzlich für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Daten, für die der konkrete Verarbeitungszweck entfallen ist, werden von uns gelöscht bzw. für statistische Auswertungen anonymisiert. Daten über Arbeits- und Fehlzeiten speichern wir nur personenbezogen, solange dies für Zwecke der Gehaltsabrechnung oder ein BEM-Verfahren relevant ist. Anschließend speichern wir die Daten nur noch anonymisiert für statistische Zwecke. Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Die Aufbewahrungsfristen betragen bis zu 10 Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.
  • Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

9. Welche Rechte stehen Ihnen zu im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

9.1. Widerspruchsrecht
Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9.2. Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

9.3. Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

9.4. Weitere Rechte
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

9.5. Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden.  Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Zur Eingehung eines Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht möglich.

11. Änderungen dieser Informationen

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.